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Autotexte und andere Textbausteine In technischen Dokumentationen haben wir es häufig mit wiederkehrenden Elementen zu tun: Sicherheitshinweise, standardisierte Schrittfolgen, manche Tabellen und Grafiken müssen identisch in zahlreichen Dokumenten vorhanden sein. Gibt es daran Änderungsbedarf, entsteht auf einen Schlag sehr viel Arbeitsaufwand, denn dieselbe Änderung muss an einer Vielzahl von Stellen identisch eingepflegt werden. Und diese Arbeitsweise ist fehleranfällig. Aber geht das auch anders? (mehr …)

Textmarken in Word Einführung Was sind Textmarken in Word-Dokumenten? Textmarken funktionieren ähnlich wie Lesezeichen in einem Buch – mit dem Unterschied, dass sie nicht nur der Navigation dienen, sondern auch für automatisierte Bearbeitung, Verweise und Datenverarbeitung genutzt werden können. Textmarken sind (in der Regel unsichtbare) Markierungen im Text, die vom Benutzer oder automatisch / per Programmierung gesetzt werden, um bestimmte Positionen oder Textbereiche im Dokument zu kennzeichnen und wiederzufinden. Sie sind also benannte Referenzpunkte, die an einer bestimmten Stelle im Dokument eingefügt werden. Worin besteht der Nutzen? Navigation und schnelle Positionierung Benutzer können sich mithilfe von Textmarken schnell zu bestimmten...

Fünf Irrtümer zu Redaktionssystemen 1. Sie sind teuer! Das trifft sicher auf viele Redaktionssysteme zu, aber eben nicht auf alle. Auf das Redaktionssystem OfficeForms von dokay zum Beispiel nicht. Das ist als Einzellizenz zu einem sehr günstigen Preis zu bekommen. Und OfficeForms ist ein modulares Produkt. Sie erwerben die Basis und dazu die Module, welche Sie tatsächlich brauchen. (mehr …)

Modular arbeiten mit Word Includetext: Word ermöglicht es, in einem Dokument komplett andere Word-Dokumente einzubinden. Das funktioniert über eine einfache Feldfunktion: Includetext. Das oder die so eingebetteten Dokumente können ganz normal bearbeitet werden Das Ergebnis zeigt sich im Hauptdokument, sobald eine Feldaktualisierung durchgeführt wurde. Übrigens: die Dokumente können mit einem relativen Pfad eingebunden werden. Beim Verschieben in andere Verzeichnisse funktionieren die Verknüpfungen ebenfalls. (mehr …)

Korrekturen und Anmerkungen: Wenn ein Dokument für den Korrekturmodus vorgesehen wurde, können alle, die ein Dokument öffnen, Änderungen. Ergänzungen oder Streichungen vornehmen. Diese werden nicht sofort wirksam, sondern müssen durch eine autorisierte Person angenommen oder abgelehnt werden. Über bestimmte Einstellungen können wir sogar festlegen, ob diese Überarbeitungen als solche gekennzeichnet werden sollen oder nicht. (mehr …)

Format- und Dokumentvorlagen Was ist eine Dokumentvorlage? Jedes Word-Dokument ist mit einer Dokumentvorlage verknüpft. Standardmäßig ist das die Normal.dotx. Dokumentvorlagen enthalten einen Katalog von Formatvorlagen für Absatz- und für Zeichenformate. (mehr …)

Felder in Word Anzeige Felder in Word sind keine normalen Texte. Sie können wahlweise in der Feldfunktionsansicht oder in der Feldergebnisansicht im Dokument angezeigt werden. In der Funktionsansicht werden sie durch spezielle geschweifte Klammern gekennzeichnet. Sie können selbst bestimmen, ob Felder durch graue Hinterlegung hervorgehoben werden sollen oder nicht. (mehr …)

Dokumente strukturieren Das klassische Instrument der Strukturierung sind Überschriften in verschiedenen Ebenen. Sie grenzen die einzelnen Themen gegeneinander ab und helfen dabei, den Überblick über die Themen zu wahren (was steht wo?) und beim Lesen die Orientierung zu behalten (wo bin ich gerade?). Die Gliederungsansicht in Word bietet eine sehr gute Möglichkeit, sich die Gesamtstruktur eines Dokumentes in beliebiger Tiefe zu betrachten. In dieser Ansicht lassen sich ganze Kapitel auch sehr einfach verschieben oder höher bzw. tiefer stufen. (mehr …)

Word in der technischen Dokumentation Ein Standardwerkzeug für eine so komplexe Aufgabe – geht das? Das geht sogar recht gut, wenn wir einige Besonderheiten beachten, die technische Dokumentationen von anderen Dokumenten unterscheidet. (mehr …)

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff - Viel mehr als nur Speichern und Rückgängig machen Das Problem Vielleicht geht es Ihnen so wie es uns zu Anfang ging: Sie arbeiten schon seit längerer Zeit mit Word und kennen die meisten Funktionen, die dieses Programm bietet. Je mehr Funktionen Sie kennen und nutzen, umso mehr empfinden Sie es als mühsam, dass Sie jeweils mehrere Klicks brauchen, um eine Funktion aufrufen zu können. Sie möchten beispielsweise einen Absatz so formatieren, dass er auf einer neuen Seite beginnt, sich der leere Raum auf der vorherigen Seite aber ggf. noch mit Text füllen kann. Dies geht...