Textmarken in Word

Einführung

Was sind Textmarken in Word-Dokumenten?

Textmarken funktionieren ähnlich wie Lesezeichen in einem Buch – mit dem Unterschied, dass sie nicht nur der Navigation dienen, sondern auch für automatisierte Bearbeitung, Verweise und Datenverarbeitung genutzt werden können.

Textmarken sind (in der Regel unsichtbare) Markierungen im Text, die vom Benutzer oder automatisch / per Programmierung gesetzt werden, um bestimmte Positionen oder Textbereiche im Dokument zu kennzeichnen und wiederzufinden. Sie sind also benannte Referenzpunkte, die an einer bestimmten Stelle im Dokument eingefügt werden.

Worin besteht der Nutzen?

Navigation und schnelle Positionierung

Benutzer können sich mithilfe von Textmarken schnell zu bestimmten Stellen im Dokument bewegen (z. B. Inhaltsverzeichnis, Kapitelanfänge, Anhänge).

Über Gehe zu → Textmarke springt Word direkt zur gewünschten Position.

Referenzierung innerhalb des Dokuments

Textmarken können mit Querverweisen verwendet werden, z. B.: „Siehe Abschnitt [Name der Textmarke] auf Seite X“. Damit lassen sich Querverweise auch auf Elemente ohne Gliederungseigenschaft setzen.

Wie kann ich Textmarken im Dokument erkennen?

Textmarken sind schmale graue eckige Klammern, die ein Wort oder einen ganzen Absatz einschließen.

Sie können über die Word-Optionen ein- und ausgeblendet werden.

Vertiefung

Gibt es unterschiedliche Arten von Textmarken? Welche?

In Microsoft Word gibt es unterschiedliche Arten bzw. Verwendungsformen von Textmarken, auch wenn sie technisch alle unter dem Begriff Textmarke (Bookmark) geführt werden. Die Unterschiede liegen in ihrer Funktion, Entstehung und Verwendung.

Benutzerdefinierte Textmarken

- Erstellung: Über Einfügen → Textmarke oder per VBA.
- Eigenschaften:
  - Textmarken können Positionen markieren oder Bereiche umfassen.
  - Textmarken werden oft zur Navigation, Referenzierung oder Automatisierung genutzt.

Automatisch erzeugte Textmarken

Diese werden von Word selbst bei Anwendung bestimmter Funktionen erzeugt.

- Sie entstehen automatisch bei:
  - Verwendung von Querverweisen
  - Einfügen von Beschriftungen (z. B. Abbildung_1)
  - Nutzung von Hyperlinks
- Namensmuster: automatisch benannt, z. B. _Ref123456789 (für Querverweise), _Toc123456789 (für Inhaltsverzeichnisse)

Hinweis: Diese Textmarken mit Namen mit Unterstrich am Anfang sind versteckt – sie erscheinen nicht im Textmarken-Dialog, es sei denn, man aktiviert Ausgeblendete Textmarken. Im Dokument selbst lassen sie sich nicht sichtbar machen.

Textmarken erstellen – so geht’s

Wir setzen den Cursor an eine bestimmte Stelle ins Dokument (für eine Positions-Textmarke) oder wir markieren einen Text (ein Wort oder einen oder mehrere ganze Absätze).
Wir klicken auf Einfügen → Textmarke.
In der Verwaltungsmaske für die Textmarken schreiben wir den neuen Namen der Textmarke in das obere Feld und klicken auf Hinzufügen.
Fertig. Die Textmarke ist nun angelegt und wird, wenn die Anzeigeoption entsprechend gesetzt ist, im Dokument mit einer grauen eckigen Klammer gekennzeichnet.

Textmarken bearbeiten?

Inhalt bearbeiten

Man kann den Inhalt einer Textmarke editieren. Achtung: das Endezeichen der Textmarke „klebt“ direkt am letzten Zeichen. Wenn man also am Ende etwas Zusätzliches hineinschreiben will, landet das außerhalb der Textmarke. Man kann sich behelfen, indem man zuerst vor dem letzten Zeichen schreibt und anschließend die Schreibung des Ganzen wieder korrigiert.

Textmarken bearbeiten

Word bietet die Funktionen Textmarken erstellen oder löschen an. Ein Umbenennen ist nicht vorgesehen; dazu muss man eine Textmarke zuerst löschen und dann mit neuem Namen neu erstellen.

Mit externem Inhalt verknüpfen

Wir können den Inhalt eines Dokuments insgesamt in einem anderen Dokument einbauen – per Feldfunktion. Das geht ohne Textmarke.

Oft ist es aber viel besser, auf eine Textmarke in einem anderen Dokument zu verweisen und somit nur einen bestimmten Teil dieses Dokuments referenzieren.

So kann ein einzelnes Dokument Quelle für eine ganze Reihe von Inhaltselementen sein, die einzeln in anderen Dokumenten verarbeitet werden können.

Achtung: damit das zuverlässig funktioniert, muss im Feld INCLUDETEXT der absolute Pfad zum Quelldokument angegeben werden.

Tools

Die Textmarkenfunktion von Word ist ein sinnvolles Feature, aber sie ist auch sperrig zu bedienen, und sie lässt beispielsweise die Funktion zum Umbenennen einer Textmarke vermissen.

Daher haben wir eine erweiterte Verwaltung für die Textmarken geschaffen, die in unseren OfficeTools zur Verfügung steht.

Auch das Ein- und Ausblenden der Textmarken im Dokument ist mit OfficeTools ein Sache von einem Klick geworden.