Viele Textmarken in Word? So behalten Sie den Überblick
Eine Textmarke in Word anzulegen ist einfach. Zwei oder drei Textmarken sind ebenfalls kein Problem.
Aber wie sieht es mit 20, 50 oder noch mehr Textmarken in einer umfangreichen Dokumentation aus?
Spätestens dann wird aus der nützlichen Word-Funktion schnell ein Verwaltungsproblem. Welcher Inhalt steckt hinter welcher Textmarke? Warum lässt sich eine falsch benannte Textmarke nicht einfach umbenennen? Und wie bekommt man eigentlich alle Textmarken aus einem übernommenen Dokument wieder heraus?
Das kann Word mit Textmarken
Microsoft Word bringt eine eigene Textmarkenverwaltung mit. Sie finden sie unter Einfügen → Textmarke.
Dort können Sie Textmarken erstellen, nach Name oder Position sortieren, zu einer vorhandenen Textmarke springen und Textmarken wieder löschen.
Solange ein Dokument nur wenige Textmarken enthält, funktioniert das gut.
Bei vielen Textmarken wird es unübersichtlich
Das Problem beginnt bei größeren Dokumenten.
Word zeigt in seiner Übersicht zwar die Namen der Textmarken an – aber nicht den Text, der sich dahinter verbirgt.
Eine Textmarke namens Technische_Daten lässt sich noch leicht zuordnen. Bei kryptischen oder historisch gewachsenen Bezeichnungen sieht das anders aus. Dann bleibt oft nur: Textmarke auswählen, hinspringen und nachsehen.
Noch überraschender ist eine andere Einschränkung: Word kann Textmarken nicht einfach umbenennen.
Ist der Name falsch oder soll ein Benennungssystem vereinheitlicht werden, muss die Textmarke gelöscht und anschließend neu gesetzt werden.
Und wer ein fremdes Dokument mit zahlreichen nicht mehr benötigten Textmarken übernimmt, entdeckt ein weiteres Problem: „Alle Textmarken löschen“ gibt es in der Word-Standardfunktion nicht.
OfficeTools macht die Textmarkenverwaltung übersichtlicher
Genau für solche Fälle gibt es den Textmarken-Assistenten von OfficeTools.
Statt lediglich die Namen aufzulisten, zeigt er zu jeder Textmarke auch den zugehörigen Inhalt. Damit lässt sich bereits in der Übersicht erkennen, welche Textmarke zu welcher Textstelle gehört.
Vorhandene Textmarken können direkt angesprungen oder gelöscht werden. Neue Textmarken lassen sich ebenfalls anlegen.
Hinzu kommen zwei Funktionen, die Word selbst nicht bietet:
Umbenennen: Eine vorhandene Textmarke erhält direkt einen neuen Namen.
Alle löschen: Sämtliche Textmarken des Dokuments werden in einem Arbeitsgang entfernt – beispielsweise zur Bereinigung eines übernommenen Fremddokuments.
Praktisch bei der Arbeit in langen Dokumenten: Das Fenster der Textmarkenverwaltung kann geöffnet bleiben. Sie können zwischen Assistent und Dokument wechseln, ohne den Dialog jedes Mal neu aufzurufen.
Und wo sind die Textmarken eigentlich?
Auch dafür bietet OfficeTools eine leicht erreichbare Funktion: Über Textmarken einblenden werden vorhandene Textmarken im Dokument sichtbar.
So lässt sich nicht nur komfortabler verwalten, sondern auch leichter kontrollieren, wo Textmarken gesetzt wurden.
Word kann Textmarken – OfficeTools macht ihre Verwaltung einfacher
Für einige wenige Textmarken benötigen Sie kein zusätzliches Werkzeug. Die Word-Bordmittel reichen dafür völlig aus.
Je länger ein Dokument wird und je mehr Textmarken darin verwendet werden, desto wichtiger werden jedoch Übersicht und Pflege.
OfficeTools setzt deshalb nicht an die Stelle der vorhandenen Word-Funktion, sondern ergänzt sie dort, wo die tägliche Arbeit umständlich wird: Zieltext sehen, Textmarken umbenennen, alle Textmarken gemeinsam löschen und die gesamte Verwaltung an einer Stelle im Zugriff haben.
FAQ
Was ist eine Textmarke in Word?
Eine Textmarke ist eine Markierung von Dokumentinhalt zur Referenzierung und zur Navigation.
Wie kann ich Textmarken in Word anzeigen?
Entweder über die Word-Funktion Datei – Optionen – Erweitert – Dokumentinhalt anzeigen – Textmarken anzeigen oder mit einem Klick auf die gleichnamige Schaltfläche im Bereich Ansicht der OfficeTools.
Wie kann ich eine Textmarke umbenennen?
Über die OfficeTools-Funktion Textmarken verwalten – Umbenennen.
Wie lösche ich alle Textmarken in einem Word-Dokument?
Ganz einfach in den OfficeTools über den Befehl Textmarken verwalten – Alle löschen.
Wofür werden Textmarken in Technischen Dokumentationen verwendet?
Neben allgemeinen Verwendungen wie Verzeichnissen und Verweisen bieten sich Textmarken besonders an, um Textstellen wie etwa Produktbezeichnungen an einer Stelle zu definieren und an andere Stellen im Dokument zu spiegeln.
