- Word-Dokumente besitzen Word-Dokumenteigenschaften. Diese eignen sich perfekt dazu, im Dokument an verschiedenen Stellen als Platzhalter für variablen Inhalt eingesetzt zu werden, und haben so eine große Bedeutung in der technischen Dokumentation.
- Zum Beispiel kann eine Versionsnummer auf dem Deckblatt, in der Fußzeile und an verschiedenen anderen Stellen im Dokument gleichlautend vorkommen und muss dafür nur einmal eingegeben werden.
- Word-Dokumente besitzen Word-Dokumenteigenschaften. Diese eignen sich perfekt dazu, im Dokument an verschiedenen Stellen als Platzhalter für variablen Inhalt eingesetzt zu werden und haben so eine große Bedeutung in der technischen Dokumentation.
- Zum Beispiel kann eine Versionsnummer auf dem Deckblatt, in der Fußzeile und an verschiedenen anderen Stellen im Dokument gleichlautend vorkommen und muss dafür nur einmal eingegeben werden.
- Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem sich Dokumenteigenschaften sehr einfach und komfortabel über eine Eingabemaske in Dokumenten anlegen und mit Inhalt füllen lassen.
- Wir haben ein Tool entwickelt, mit dem sich Dokumenteigenschaften sehr einfach und komfortabel über eine Eingabemaske in Dokumenten anlegen und mit Inhalt füllen lassen.
Anleitung zum Tool für Dokumenteigenschaften
- Das Tool zur zentralen Pflege von Dokumenteigenschaften in Word besteht aus zwei Komponenten, die aufeinander abgestimmt sind:
- die eigentliche Programmdatei
- eine Konfigurations- bzw. Datentabellendatei im MS Excel-Format.
- Diese Beschreibung erläutert, wie Sie nur durch die Änderung der Konfigurationsdatei sowohl die Benutzeroberfläche des Dialogfensters als auch den Output, also individuelle Dokumenteigenschaften, auf Ihre Belange anpassen können. Das bedeutet: Am Tool selbst muss nichts verändert werden; es genügt die Anpassung der Excel-Datei.
- Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie das Tool in Word zur Benutzung einbinden.
- Das Tool zur zentralen Pflege von Dokumenteigenschaften in Word besteht aus zwei Komponenten, die aufeinander abgestimmt sind:
- die eigentliche Programmdatei
- eine Konfigurations- bzw. Datentabellendatei im MS Excel-Format.
- Diese Beschreibung erläutert, wie Sie nur durch die Änderung der Konfigurationsdatei sowohl die Benutzeroberfläche des Dialogfensters als auch den Output, also individuelle Dokumenteigenschaften, auf Ihre Belange anpassen können. Das bedeutet: Am Tool selbst muss nichts verändert werden; es genügt die Anpassung der Excel-Datei.
- Außerdem zeigen wir Ihnen, wie Sie das Tool in Word zur Benutzung einbinden.
Wohin damit: der Ablagepfad
- Nach dem Entpacken des bei uns heruntergeladenen ZIP-Archivs kopieren Sie bitte die Dateien an die richtige Stelle. Das ZIP-Archiv enthält bereits den unten erwähnten Ordner Tool mit seinem Unterordner config. Sie können also das gesamte ZIP nach C:\Programme (x86)\dokay entpacken. Anschließend müssen folgende Verhältnisse vorliegen:
- Die Word-Makrodatei Dokumenteigenschaften.dotm muss im Ordner C:\Programme (x86)\dokay\Tool stehen. Den Namen der Datei können Sie bei Bedarf anpassen.
- Die Excel-Datei muss im Unterordner config stehen. Ihr Name muss unverändert bleiben.
- Nachfolgend erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie das Tool konfigurieren können. Öffnen Sie dazu die Excel-Datei im Unterordner config, entweder direkt in Excel oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Konfiguration.
Wohin damit: der Ablagepfad
- Nach dem Entpacken des bei uns heruntergeladenen ZIP-Archivs kopieren Sie bitte die Dateien an die richtige Stelle. Das ZIP-Archiv enthält bereits den unten erwähnten Ordner Tool mit seinem Unterordner config. Sie können also das gesamte ZIP nach C:\Programme (x86)\dokay entpacken. Anschließend müssen folgende Verhältnisse vorliegen:
- Die Word-Makrodatei Dokumenteigenschaften.dotm muss im Ordner C:\Programme (x86)\dokay\Tool stehen. Den Namen der Datei können Sie bei Bedarf anpassen.
- Die Excel-Datei muss im Unterordner config stehen. Ihr Name muss unverändert bleiben.
- Nachfolgend erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie das Tool konfigurieren können. Öffnen Sie dazu die Excel-Datei im Unterordner config, entweder direkt in Excel oder durch einen Klick auf die Schaltfläche Konfiguration.
Schritt 1: Anpassung der Register
- In der Eingabemaske gibt es insgesamt drei Register. Davon sind im Auslieferungszustand zwei sichtbar und eines unsichtbar.
- Die Beschriftung der Register und ihre Sichtbarkeit wird in der Tabelle Konfiguration_Register eingerichtet:
- In der Spalte Caption wird der gewünschte Name des Registers eingetragen.
- In der Spalte Visible steht eine 1, wenn das Register sichtbar sein soll, oder eine 0, wenn es ausgeblendet sein soll.
Schritt 1: Anpassung der Register
- In der Eingabemaske gibt es insgesamt drei Register. Davon sind im Auslieferungszustand zwei sichtbar und eines unsichtbar.
- Die Beschriftung der Register und ihre Sichtbarkeit wird in der Tabelle Konfiguration_Register eingerichtet:
- In der Spalte Caption wird der gewünschte Name des Registers eingetragen.
- In der Spalte Visible steht eine 1, wenn das Register sichtbar sein soll, oder eine 0, wenn es ausgeblendet sein soll.
Schritt 2: Die Elemente auf den Registern festlegen und benennen
- Auf den drei vorbereiteten Registern sind jeweils 10 Texteingabefelder und 10 Comboboxen so angeordnet, dass sie einander zu 100% überdecken.
- So kann durch die entsprechende Auswahl der Elemente in der Tabelle Konfiguration_Felder für jede der 10 Positionen gesteuert werden, ob entweder ein Texteingabefeld (Visible = 1 bei Textbox Nr. x) oder ein Auswahlfeld (Visible = 1 bei ComboBox Nr. x) oder nichts (beide 0) erscheint.
- Im Auslieferungszustand ist immer abwechselnd ein Texteingabe- und ein Auswahlfeld aktiv.
Schritt 2: Die Elemente auf den Registern festlegen und benennen
- Auf den drei vorbereiteten Registern sind jeweils 10 Texteingabefelder und 10 Comboboxen so angeordnet, dass sie einander zu 100% überdecken.
- So kann durch die entsprechende Auswahl der Elemente in der Tabelle Konfiguration_Felder für jede der 10 Positionen gesteuert werden, ob entweder ein Texteingabefeld (Visible = 1 bei Textbox Nr. x) oder ein Auswahlfeld (Visible = 1 bei ComboBox Nr. x) oder nichts (beide 0) erscheint.
- Im Auslieferungszustand ist immer abwechselnd ein Texteingabe- und ein Auswahlfeld aktiv.
Schritt 3: Konfigurieren der Auswahlfelder
- In der Eingabemaske sind insgesamt 30 Auswahlfelder (ComboBoxen) vorhanden, je 10 auf Register 1 bis 3.
- Die ComboBoxen haben folgenden Bezug zu Excel:
-
- Ihre Benennung und ihre Sichtbarkeit werden in der Tabelle Konfiguration_Felder im linken Bereich eingestellt.
- die Quelle für die Auswahllisten zu jeder Combobox sind die Tabellen rechts von der Tabelle Erläuterungen (ab Position fünf), und zwar in ihrer Reihenfolge von links nach rechts unabhängig von ihrem Namen! Im Auslieferungszustand heißen diese Tabellen alle Quelle_ComboN (mit N von 1 bis 30).
- Also: ComboBox 1 liest aus der ersten Tabelle von links, ComboBox 2 aus der zweiten und so weiter. Die Excel-Datei enthält 30 Tabellen für die 30 angelegten Comboboxen.
Schritt 3: Konfigurieren der Auswahlfelder
- In der Eingabemaske sind insgesamt 30 Auswahlfelder (ComboBoxen) vorhanden, je 10 auf Register 1 bis 3.
- Die ComboBoxen haben folgenden Bezug zu Excel:
-
- Ihre Benennung und ihre Sichtbarkeit werden in der Tabelle Konfiguration_Felder im linken Bereich eingestellt.
- die Quelle für die Auswahllisten zu jeder Combobox sind die Tabellen rechts von der Tabelle Erläuterungen (ab Position fünf), und zwar in ihrer Reihenfolge von links nach rechts unabhängig von ihrem Namen! Im Auslieferungszustand heißen diese Tabellen alle Quelle_ComboN (mit N von 1 bis 30).
- Also: ComboBox 1 liest aus der ersten Tabelle von links, ComboBox 2 aus der zweiten und so weiter. Die Excel-Datei enthält 30 Tabellen für die 30 angelegten Comboboxen.
Tabellen zu den Auswahlfeldern
- Die Tabellen haben den abgebildeten Aufbau:
Es müssen mindestens die Spalten A bis C vorhanden sein. Es können weitere Spalten rechts von Spalte C eingefügt werden, deren Inhalt ab Zeile 7 dann neben den Einträgen in Spalte C in der aufgeklappten Auswahlliste erscheint.
Bedeutungen:
- Reihenfolge Anzeige: setzt von links nach rechts aufsteigend nummeriert die Reihenfolge der Anzeige aus dem unteren Bereich Daten. Dies hat erst dann Bedeutung, wenn mehr als eine Spalte in der Tabelle vorhanden sind.
- Breite Anzeige in „Point“: Setzt die Breite der Anzeige der Spalten in der aufgeklappten Liste des Auswahlfelds.
- Dokumenteigenschaft: Benennt die Dokumenteigenschaft, in welcher das Makro beim Beenden mit OK die ausgewählten Werte abspeichert.
- Titel: dieses Feld hat nur Beschriftungsfunktion für die darunter notierten Daten.
- Datenbereich: Ab Zelle C7 stehen die Auswahldaten. Weitere Zeilen können problemlos hinzugefügt werden. Sie sollten nur als Text formatierten Inhalt enthalten.
Tabellen zu den Auswahlfeldern
- Die Tabellen haben den abgebildeten Aufbau:
Es müssen mindestens die Spalten A bis C vorhanden sein. Es können weitere Spalten rechts von Spalte C eingefügt werden, deren Inhalt ab Zeile 7 dann neben den Einträgen in Spalte C in der aufgeklappten Auswahlliste erscheint.
Bedeutungen:
- Reihenfolge Anzeige: setzt von links nach rechts aufsteigend nummeriert die Reihenfolge der Anzeige aus dem unteren Bereich Daten. Dies hat erst dann Bedeutung, wenn mehr als eine Spalte in der Tabelle vorhanden sind.
- Breite Anzeige in „Point“: Setzt die Breite der Anzeige der Spalten in der aufgeklappten Liste des Auswahlfelds.
- Dokumenteigenschaft: Benennt die Dokumenteigenschaft, in welcher das Makro beim Beenden mit OK die ausgewählten Werte abspeichert.
- Titel: dieses Feld hat nur Beschriftungsfunktion für die darunter notierten Daten.
- Datenbereich: Ab Zelle C7 stehen die Auswahldaten. Weitere Zeilen können problemlos hinzugefügt werden. Sie sollten nur als Text formatierten Inhalt enthalten.
Schritt 4: Konfigurieren der Texteingabefelder
- In der Eingabemaske sind insgesamt 30 Texteingabefelder („TextBoxen“) vorhanden, je 10 auf Register 1 bis 3.
- In der Tabelle Konfiguration_Felder der Excel-Datei stehen im rechten Block die TextBoxen.
- In der Spalte Label.Caption tragen Sie die Bezeichnung des Texteingabefelds ein.
- In der Spalte Visible stellen Sie die Sichtbarkeit des Felds in der Maske ein (1 oder 0)
- In der Spalte DocumentProperty stehen die mit der Eingabe in das jeweilige Feld zu belegenden Dokumenteigenschaften (siehe weiter unten). Diese können Sie ganz nach Ihren Wünschen oder unter Berücksichtigung bereits vergebener Namen hier benennen.
Schritt 4: Konfigurieren der Texteingabefelder
- In der Eingabemaske sind insgesamt 30 Texteingabefelder („TextBoxen“) vorhanden, je 10 auf Register 1 bis 3.
- In der Tabelle Konfiguration_Felder der Excel-Datei stehen im rechten Block die TextBoxen.
-
- In der Spalte Label.Caption tragen Sie die Bezeichnung des Texteingabefelds ein.
- In der Spalte Visible stellen Sie die Sichtbarkeit des Felds in der Maske ein (1 oder 0)
- In der Spalte DocumentProperty stehen die mit der Eingabe in das jeweilige Feld zu belegenden Dokumenteigenschaften (siehe weiter unten). Diese können Sie ganz nach Ihren Wünschen oder unter Berücksichtigung bereits vergebener Namen hier benennen.
Schritt 5: Vergabe der Dokumenteigenschaften
- Zweck des Tools ist das Belegen von Dokumenteigenschaften mit den in der Eingabemaske eingegebenen bzw. ausgewählten Werten.
- Falls die Dokumenteigenschaften im Word-Dokument bereits vorhanden sind, werden sie mit den Werten belegt. Falls nicht, werden sie vom Tool in einem Zug neu angelegt und mit den Werten belegt.
Schritt 5: Vergabe der Dokumenteigenschaften
- Zweck des Tools ist das Setzen von Dokumenteigenschaften mit den in der Eingabemaske eingegebenen bzw. ausgewählten Werten.
- Falls die Dokumenteigenschaften im Word-Dokument bereits vorhanden sind, werden sie mit den Werten belegt. Falls nicht, werden sie vom Tool in einem Zug neu angelegt und mit den Werten belegt.
Einbinden des Tools in Word
- Die Schritte im Überblick:
-
- Register Entwicklertools einblenden
- Tool als Add-In laden
- Startroutine in die Schnellstartleiste einbinden
- Die Details sehen Sie in dem kleinen Video-Tutorial.
Einbinden des Tools in Word
- Die Schritte im Überblick:
-
- Register Entwicklertools einblenden
- Tool als Add-In laden
- Startroutine in die Schnellstartleiste einbinden
- Die Details sehen Sie in dem kleinen Video-Tutorial.
